ICTPRESS - با رشد فناوری‌های دیجیتال، بهره‌گیری از سامانه‌های الکترونیکی در فرآیندهای مالیاتی، به ابزاری کارآمد برای کاهش خطاهای انسانی، صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه‌های سازمانی تبدیل شده است. 

به گزارش شبکه خبری ICTPRESS، یکی از مهم‌ترین این سامانه‌ها، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی است که امکان ثبت و ارسال اطلاعات مالی به صورت آنلاین را برای فعالان اقتصادی فراهم می‌کند. این سامانه، بسیاری از چالش‌های روش‌های سنتی مانند اتلاف وقت، اشتباهات دستی و نیاز به مراجعات حضوری را برطرف ساخته است.

بر اساس قانون تجارت (مواد ۱۶ تا ۱۹) و آیین‌نامه مصوب سال ۱۳۵۲ دفتر ثبت تجاری، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی که به فعالیت تجاری می‌پردازند، موظف به ثبت اطلاعات خود در دفتر تجاری و ارائه اظهارنامه رسمی هستند. مطابق ماده ۴ این آیین‌نامه، ثبت‌نام باید ظرف مدت یک ماه از آغاز فعالیت انجام شود، در غیر این صورت فرد مشمول جریمه نقدی خواهد شد.

معرفی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

این سامانه با هدف تسهیل ثبت دفاتر قانونی در بستر دیجیتال ایجاد شده و تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم به پلمپ دفاتر، باید از آن استفاده کنند. بهره‌بردار اصلی این سیستم، سازمان امور مالیاتی کشور است. عملیات اصلی شامل بارگذاری فایل‌های اکسل حاوی گردش حساب‌ها در بازه‌های زمانی مشخص است، اطلاعاتی که باید بر مبنای دفاتر روزنامه تنظیم شوند. لازم به‌ذکر است دفاتری که از ۲۳ تیر ۱۴۰۳ به بعد به صورت الکترونیکی در اداره ثبت شرکت‌ها پلمپ شده‌اند، مشمول این سامانه هستند.

نرم‌افزار هلو و اتصال به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

کاربران نرم‌افزار مالی و حسابداری هلو می‌توانند به راحتی اطلاعات موردنیاز برای بارگذاری در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را تهیه کنند. در نرم‌افزار هلو، از مسیر گزارشات > گزارشات مالیاتی > سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی این امکان فراهم شده است که گزارشی از گردش حساب‌ها بر اساس دفاتر روزنامه در سه سطح کل، معین و تفصیلی تهیه شود. کاربران می‌توانند این گزارش را به فرمت مورد تایید سامانه استخراج کرده و مستقیما در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بارگذاری و برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند. این قابلیت، فرآیند آماده‌سازی اطلاعات مالیاتی را برای کسب‌وکارها بسیار ساده‌تر و سریع‌تر کرده است.

مراحل استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

برای بهره‌برداری از این سامانه، باید مراحل زیر را طی کنید:

ثبت‌نام در سامانه

ابتدا وارد نشانی: my.tax.gov.ir  شده و نسبت به ایجاد حساب کاربری اقدام کنید. اطلاعات موردنیاز شامل کد ملی و شماره اقتصادی کسب‌وکار است.

ثبت اطلاعات دفاتر

اطلاعات مربوط به دفاتر روزنامه و کل باید براساس ضوابط مشخص شده در سامانه وارد شود.

ورود اطلاعات مالی سالانه

اطلاعاتی نظیر درآمدها، هزینه‌ها، سود و زیان در بازه زمانی مربوطه در سامانه ثبت می‌شود.

ارائه گزارش‌های مالی

پس از ورود داده‌ها، سامانه گزارشی از وضعیت مالی کسب‌وکار تولید می‌کند و برای بررسی به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شود.

ارسال و تایید اطلاعات

پس از ارسال نهایی، در صورت تایید، مجوز پرداخت مالیات صادر خواهد شد.

دریافت تاییدیه رسمی

پس از نهایی شدن فرآیند، تاییدیه‌ای مبنی بر تکمیل مراحل دریافت خواهید کرد.

ورود به سامانه و دانلود قالب اکسل

برای آغاز فرآیند، کاربران باید از طریق سامانه مذکور وارد بخش دفاتر تجاری الکترونیکی شده و قالب اکسل ویژه بارگذاری اطلاعات را دریافت کنند. 

اقلام مورد نیاز در قالب اکسل عبارتند از:

• کد و عنوان حساب کل
• کد و عنوان حساب معین
• کد و عنوان حساب تفصیلی
• مبلغ گردش بدهکار و بستانکار
• تاریخ گردش حساب به فرمتYYYY/MM/DD))

نکته: در هر ردیف تنها یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار باید مقدار داشته باشد.

نکات مهم در تکمیل و ارسال فایل اکسل

• تمامی داده‌ها باید در یک شیت قرار گیرند.
• ترتیب و عنوان ستون‌ها دقیقا مطابق قالب دانلود شده باشد.
• مقادیر بدهکار و بستانکار تنها عددی باشند.
• فایل‌های دارای بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید با فرمت CSV ارسال شوند.
• تاریخ هر گردش باید در محدوده مجاز بازه زمانی مالی قرار داشته باشد.

فرآیند بارگذاری فایل در سامانه دفاتر مالیاتی الکترونیکی

انجام تنظیمات کاربر باید قبل از بارگذاری، تنظیمات زیر را وارد کند:

نوع فایل: اکسل یا CSV

فرمت جداکننده (Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV

تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها

کد رهگیری دفتر پلمپ شده (از لیست قابل انتخاب است)

بارگذاری و پیش‌نمایش فایل در سامانه

در این مرحله کاربر فایل مورد نظر خود را بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری موفق، رعایت نکات زیر را در نظر داشته باشید:

تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.

ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود.

در صورتی‌که نوع فایل (اکسل یا CSV) انتخاب شده با گزینه تعیین نشده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.

پس از بارگذاری، 10 سطر اول فایل به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.

مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری شده

در صفحه اصلی سامانه کاربر جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» حاوی فایل‌های بارگذاری شده را مشاهده می‌کند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر می‌باشد:

• کد رهگیری دفتر پلمپ شده (کد رهگیری دفتر ثبتی)
• تاریخ پایان سال مالی (سال مالی منتهی به...)
• بازه زمانی گردش حساب‌ها (تاریخ مانده حساب‌ها)
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)

• آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری

آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط کاربر

نتیجه‌گیری
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی با هدف تسهیل در فرآیندهای مالیاتی، کاهش خطا و صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها طراحی شده است. بهره‌گیری صحیح از این سامانه، ضمن همگام‌سازی کسب‌وکارها با الزامات قانونی، نقش مهمی در شفافیت و نظم مالی ایفا می‌کند.